¿Necesitas una oficina para organizar reuniones con clientes?

Tradicionalmente los profesionistas que están comenzando un negocio y no tienen oficina aún o quienes desarrollan su actividad como freelance (consultores, diseñadores, o emprendedores) han desempeñado su trabajo desde casa, improvisando un espacio, con la comodidad que esto trae consigo; el avance tecnológico favorece y facilita aún más esta forma de trabajo, sin embargo ¿qué pasa cuando es necesario reunirse con un cliente, presentar un proyecto de manera personal o cerrar un negocio?

Recibir al cliente en casa

De no haber previsto esta necesidad y acondicionado una sala para recibir clientes o contactos, podrías enfrentar algunos inconvenientes al no tener un espacio adecuado para dicha actividad como: falta de privacidad, un entorno que denote poco profesionalismo, ruidos propios de las actividades hogareñas y demás inconvenientes que impidan lograr una reunión con el éxito esperado.

Pero no te preocupes, te sugerimos algunas opciones que puedan brindarte buenos resultados ayudando al cumplimiento de tus objetivos sin implicar un gasto excesivo:

Restaurantes o cafeterías

Una opción recurrente, es realizar reuniones de trabajo en restaurantes o cafeterías. Los beneficios que tiene esta opción sin duda son los bajos costos y la facilidad para elegir ubicación a conveniencia.

No obstante te sugerimos considerar algunos aspectos: son entornos poco o nada controlables en cuanto a, ruidos ambientales, murmullos y música en su caso; en resumen poca privacidad, por otra parte, la imposibilidad de tener todo el apoyo material que pudieras necesitar. Si tu reunión no requiere de la formalidad, espacio o equipo para exponer proyectos a detalle esta alternativa te funcionará.

Coworking

En los últimos años se han puesto de moda estos centros colectivos de trabajo con muy buena aceptación, son oficinas compartidas, cuentan con los servicios necesarios que tu actividad profesional y de negocios pueda requerir.  Regularmente son espacios relajados y reducen considerablemente los gastos de operación.

Si eres del tipo conservador o no deseas interactuar con otros emprendedores o profesionistas de personalidades diversas, esta alternativa no es para ti. Aunque la mayoría cuenta con la opción de oficinas privadas, tendrás que compartir los espacios y servicios comunes ofrecidos  por estos coworking.

Te recomendamos también verificar las modalidades de contratación de estos servicios, ya que en algunos casos son por periodos determinados, regularmente un mes.

Oficinas Temporales

Si perteneces a este grupo de freelance o emprendedores iniciando su proyecto,  puedes utilizar los servicios que ofrecen las oficinas temporales para tus reuniones. Estas  oficinas te permitirán contar con todos los servicios y equipo necesarios, en un ambiente de mayor privacidad que favorecerá el óptimo resultado de tus reuniones. Tienen además flexibilidad en sus modalidades de renta, puede ser por hora o por día según requieras, las encuentras regularmente en zonas céntricas de fácil acceso.

El uso frecuente de este servicio en un lugar específico le permitirá a tu proveedor tener mayor conocimiento de tu negocio y tus necesidades específicas, le dará oportunidad de brindarte una atención personalizada.

Esta alternativa te dará una imagen de solidez, estructura y profesionalismo, lo cual no pasara desapercibido para tu cliente o contacto.

Considerando aspectos relevantes

Una vez que has decidido por alguna de estas opciones de acuerdo con tu personalidad y necesidades, te hacemos  algunas recomendaciones para que tu reunión tenga todo el éxito esperado:

• Determina la ubicación más adecuada para tu reunión y localiza alternativas para llevarla a cabo.
• Verifica opciones y disponibilidad del lugar seleccionado.
• Reserva con anticipación.
• Verifica que cuenta con el equipo necesario, los detalles técnicos y logísticos como conexión de Internet, videoproyector, pintarrón, servicio de coffee break, etcétera.
• ¡Indispensable! Llega por lo menos 15 minutos antes de la reunión, tanto para asegurar tu puntualidad como para cerciorarte de tener todo en orden.

Si deseas mayor información sobre espacios temporales para tus reuniones de negocios ponte en contacto con nosotros.

Escrito por Oscar Pérez Medina

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