Excel: como se construye la información y sus puntos clave

En el post anterior se habló de la importancia de adaptarse a la rápida dinámica de los negocios y del uso eficiente de la información.

Es importante identificar cómo se construye la información en los negocios. Básicamente nos referimos a las cuatro funciones básicas de la información: generación, procesamiento, almacenamiento y transmisión; tal como se muestra en el siguiente diagrama:

En un inicio se identifican los procesos y sub-procesos de la empresa, los cuales se dividen para efectos prácticos en funciones: ventas, producción, logística, distribución, compras, recursos humanos, contabilidad entre otros. Desde el punto de vista de los procesos, los puntos clave para entender su funcionamiento y su tipo de relación con otros procesos son su entrada, su proceso y su salida.

Cada función desarrolla grupos de actividades para cumplir con sus responsabilidades y con sus objetivos; estas actividades de acuerdo con su clasificación se dividen en: actividades de operación, transporte, inspección, demora, archivo y retrabajo. Esta clasificación permite identificar si un proceso es eficiente o no lo es, de acuerdo con su secuencia y repetibilidad.

Cada grupo de actividades genera documentos con dos finalidades: uno como instrumento de control, ya que se preparan, aprueban,  autorizan y envían; como base para registro de todas las operaciones realizadas con la finalidad de seguir la rastreabilidad de los recursos materiales, financieros y humanos de la empresa.

Dichos documentos son capturados ya sea en bases de datos en Excel para su posterior procesamiento o directamente capturados en un ERP (Sistema Integrado de Gestión), del cual se extraen las bases de datos de dicha información. Estas bases de datos generan archivos para posteriormente hacer uso de ellas.

La información archivada con anterioridad se recupera para hacer uso de ella a través del manejo de datos en donde se ordena, clasifica, agrupa, calcula y sumariza; convirtiéndola en información utilizable.

Esta información es utilizada para su análisis con la finalidad de entender el comportamiento y los resultados alcanzados de cada función del negocio. Esta información es recolectada, desmenuzada y vuelta a integrar, para obtener conocimiento de la eficiencia y eficacia de cada función.

Una vez generadas las conclusiones respecto a los análisis realizados, se reportan en el formato adecuado a la persona indicada para tomar decisiones o para realizar otra actividad. Cabe mencionar, a medida que la información fluye hacia los niveles ejecutivos debe ser menos detallada y más concentrada o resumida.

Como se puede observar, durante la construcción de la información, ésta se va generando en diferentes etapas y para diferentes niveles. Todos estos datos se acumulan cuantitativa y cualitativamente, la hoja de cálculo EXCEL nos ayuda en todo el proceso para que la información sea oportuna, precisa, adecuada, rápida y flexible, para proporcionar conclusiones que permitan implementar cambios para la mejora de los resultados; por esta razón entrenarnos en el uso eficiente de la información nos permite lograr los resultados deseados.

Escrito por Rodolfo Palomares Oviedo.

Autor e instructor del curso «Excel para negocios».

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